Projektmanagement klassisch vs agil

Es ist in aller Munde, das agiles Projektmanagement, doch nicht immer ist es das Mittel bzw. die Methode der Wahl. Projektmanagement kennt viele Methoden zur Zielerreichung. Die klassischen, bewerten Methoden und die modernen, agilen. Um zu demonstrieren, wie wir praktisch arbeiten, lassen Sie uns dem Thema „Königsweg des Projektmanagements “durch ein erfundenes Beispiel beleuchten, in das wir all die Sorgen und Nöte eines heutigen Projektmanagers hineinpacken und dem wir ein genussvolles Happy End gönnen. Wenn Sie mögen, begleiten Sie uns auf einer kurzen Reise auf dem „Königsweg des IT-Projektmanagements“.

Projektmanagement klassisch und die Grenzen

Das fiktive Softwareunternehmen Bitt und Beihts GmbH erhält den Auftrag, Software für ein Hochregallager zu entwickeln. Ein Computer soll das gesamte Lager überwachen und steuern. Die Software muss innerhalb eines Jahres entwickelt und getestet sein. Der Kunde, die ebenfalls fiktive Paletto AG, welche komplette Lagersysteme verkauft, beschreibt seine umfangreichen Anforderungen in einer Liste und sendet diese an Bitt und Beihts. Diese bittet den internen Projektleiter Felix Kümmerer, das Projekt zu übernehmen. Kümmerers Ziel ist, alle Anforderungen pünktlich zu realisieren und ohne Mehrkosten abzuliefern. Mit seinem Projektteam entwickelt er Kosten-, Termin- und Risikoplan, dann schließt er die Planungen ab. Anschließend lässt er die Software entwickeln. Sobald die ersten Pakete fertig sind, bittet er das Testteam zu prüfen, ob alle Einzelteile zusammen spielen. Die Projektarbeit geht gut voran, Kunde sowie Geschäftsführung von Bitt und Beihts sind zufrieden. Doch Kümmerers Pläne sollen nicht aufgehen. Plötzlich und völlig überraschend äußert die Paletto AG Sonderwünsche. Sie fordern neue Funktionen, da das Hochregallager höher als ursprünglich geplant, gebaut werden soll. Der Fertigstellungstermin ändert sich nicht. Kümmerer ist verzweifelt und ratlos, waren seine Planungen umsonst?
Jedes klassische Projekt durchläuft Projektphasen. Dazu zählen: Initiierung, Planung, Realisierung, Test und Abnahme. Kümmerer orientierte sich an dieser Vorgehensweise, dem Wasserfall Modell. In diesem Modell liefert jede Phase eindeutige Ergebnisse. Sobald eine Phase abgeschlossen ist, startet die nächste.

Wie hätte sich Kümmerer innerhalb eines agilen Projektmanagements verhalten?

Möglicherweise wie ein Kapitän auf einer Segelyacht. Bevor er zu seiner Reise aufbricht, verschafft er sich klare Vorstellungen vom Ziel. Dazu nutzt er Seekarten und Hafenbücher. Dann unterteilt er seine Reise in Etappen. Im ersten Hafen angekommen, betrachtet er diesen als neuen Ausgangspunkt und überdenkt sein weiteres Vorgehen. Abhängig von Wind und Strömung korrigiert er seinen Kurs, ohne den Zielhafen aus den Augen zu verlieren. Agiles Projektmanagement setzt vor allem auf Flexibilität. Anstatt am Anfang eines Projektes alle Details durchzuplanen, geht der agile Projektleiter in kleinen, wiederkehrenden Schritten vor. Agiles Projektmanagement nimmt Veränderungen als Teil der Projektarbeit wahr, nicht als störende Eingriffe.

Welche Methoden gibt es im agilen Projektmanagement?
Mittlerweile hat sich eine Vielzahl agiler Methoden etabliert. Die Bekanntesten unter ihnen sind Scrum, Kanban oder Crystal. Scrum (Englisch für Gedränge) zählt zu wichtigen Vertretern für agiles Projektmanagement.

Was ist Scrum?

Im Zentrum des Geschehens steht das Scrum Team. Es besteht aus einem Entwicklungsteam, dem Scrum Master und dem Product Owner. Diese drei Rollen und die dahinterstehenden Personen sind für die Entwicklung und Lieferung des Softwareproduktes verantwortlich. Das Entwicklungsteam besteht gewöhnlich aus fünf bis neun Personen, jede ist für bestimmte Aufgaben verantwortlich. Die Programmierer, die die Software entwickeln, Tester, die die Software überprüfen oder Designer, die die Bedienoberflächen gestalten. Der Scrum Master sorgt dafür, dass das Team die Regeln und Prinzipien des Scrum Prozesses einhalten, und stellt optimale Arbeitsbedingungen sicher. Er schützt das Entwicklungsteam vor negativen Einflüssen, beseitigt Hindernisse, die sich dem Team in den Weg stellen, und wehrt Aufgaben ab, die von außen herangetragen werden, aber nichts mit dem Projekt zu tun haben. Der Product Owner ist für den wirtschaftlichen Erfolg des Produktes verantwortlich. Gemeinsam mit dem Kunden treibt er das Projekt im Sinne des Geschäftsmodells voran. Er repräsentiert die Stakeholder, also Betroffene und Beteiligte eines Projektes. Alle Anforderungen an das Produkt laufen bei dem Product Owner zusammen. Er sollte dem Team für Rückfragen ständig zur Verfügung stehen. Idealerweise sitzt er im gleichen Raum wie das Team oder hat seinen Arbeitsplatz direkt in ihrer Nähe.
Zum Start eines Projektes ermittelt der Product Owner alle bekannten Anforderungen, die der Kunde und die Stakeholder stellen. Er lässt alle Aufträge und Wünsche in eine Liste schreiben, dem Product Backlog. Die wichtigsten Einträge, auch Items genannt, stehen oben. Die Items werden auf Grund ihrer Reihenfolge in Blöcke eingeteilt und schrittweise in Etappen, den sogenannten Sprints, abgearbeitet. In der Regel dauern Sprints 30 Tage. Am Ende eines Sprints ist ein Zwischenziel erreicht. Das Team arbeitet selbstständig und entscheidet innerhalb eines Sprints, wie sie vorgehen wollen. Jeden Tag, in der Regel zu Arbeitsbeginn, trifft sich das Team zu einem Daily Scrum. Diese Treffen dauern in der Regel 15 Minuten. Jedes Teammitglied beantwortet diese Fragen: Was habe ich seit dem letzten Daily Scrum getan? Was hat mich dabei behindert? Was werde ich bis zum nächsten Daily Scrum tun? Während des Sprints entwickelt das Team ohne Störung von außen die Items aus dem Backlog. Am Schluss einer Etappe präsentiert das Team dem Product Owner die neuen Funktionen. Ist der Sprint abgeschlossen, startet die nächste Etappe.

Wodurch unterscheidet sich agiles Projektmanagement vom klassischen?
(Projektmanagement klassisch vs agil)

In einem Projekt agil vorzugehen bedeutet, flexibel auf geänderte Anforderungen zu reagieren. Dazu ist es notwendig, dass sich der Projektleiter, im Scrum Prozess übernimmt diese Rolle der Scrum Master oder der Product Owner, und der Kunde intensiv und regelmäßig austauschen. Gegenüber dem Team verliert der Projektleiter Macht, da sich die Teammitglieder größtenteils selbst organisieren.
Im klassischen Projektmanagement versucht der Projektleiter, das Projekt von Anfang bis Ende durchzuplanen. Für ihn stehen Prozesse und Werkzeuge im Vordergrund und nicht die Menschen, welche vom Projekt betroffen oder beteiligt sind. Im klassischen Projektumfeld nimmt die Dokumentation eine zentrale Stelle ein, im agilen Umfeld steht das Funktionieren der Software im Vordergrund. Wichtig für den klassischen Projektleiter ist es, Randbedingungen formal zu klären, gegenüber dem Kunden gern schriftlich und per Vertrag. Im agilen IT Projektmanagement ist die kollegiale Zusammenarbeit wesentlicher Erfolgsfaktor. Der klassische Projektleiter verfolgt seinen Projektplan, statt auf Veränderungen flexible zu reagieren. Und wie verhält sich der Projektleiter Felix Kümmerer von der Bitt und Beihts GmbH? Für ihn sind Änderungen im Projektablauf lästige Störungen. Sie werfen ihn emotional und fachlich komplett aus der Bahn.

Wo sind die Grenzen des agilen Projektmanagement?

Zunächst stellt sich die Frage, welche Projekte für eine agile Verfahrensweise geeignet sind. Das Projektbudget sollte nicht zu klein, jedoch nicht mehr als eine Million Euro Umfang betragen. Im Team sollten nicht mehr als neun Mitarbeitern arbeiten. Sind die Teams zu groß, steigt der Abstimmungsaufwand, welcher sich unproduktiv auf die Sprints auswirkt. Die Teams sollten vor Ort wirken, am besten im gleichen Raum, um den direkten Austausch untereinander zu gewährleisten. In verteilten oder virtuelle Teams, die sich größtenteils per Videokonferenz austauschen, kann es schnell zu Missverständnissen kommen. Besonders geeignet für agiles Projektmanagement sind interne Projekte mit wenigen Schnittstellen nach außen. Agil arbeiten passt, wenn der Kunde seine Anforderungen nur vage und unscharf formuliert. Sind die Ergebnisse und Liefergegenstände klar vorgegeben, ist das Wasserfall Modell als Projektmanagement Methode vorzuziehen.

Welche Vor- und Nachteile hat agiles Projektmanagement?
Arbeitet der Product Owner oder Scrum Master eng mit dem Kunden zusammen und tauschen sie regelmäßig Informationen aus, ist sichergestellt, dass dieser die Projektergebnisse erhält, die er sich wünscht. Der Product Owner kann zügig Zwischenergebnisse in der Softwareentwicklung präsentieren. Auftragnehmer und Auftraggeber einigen sich kurzfristig über die nächsten Schritte und reagieren so auf sich ändernde Anforderungen. Änderungen im Projektablauf sind somit völlig normal, keiner der Beteiligten empfindet sie als störend. Die Arbeitsauslastung der Teammitglieder liegt gewöhnlich bei 100 Prozent, eher darüber. Dennoch erreicht das Team in der Regel erst nach mehreren Sprints seine optimale Arbeitsgeschwindigkeit. Größere Projekte mit mehreren agil arbeitenden Teams sind möglich, benötigen jedoch viel praktische Erfahrung mit den angewandten agilen Methoden.

Projektmanagement klassisch vs agil

Projektleiter Felix Kümmerer wäre eine hybride Vorgehensweise zu empfehlen. Er bringt beide Modelle – Wasserfall und Agil – zum Einsatz. Anforderungen, die keine Änderungen während des Projektablaufes unterliegen, nutzt er den klassischen Ansatz. Und ist er sich mit der Paletto AG einig, lagert er höchst unscharfe Anforderungspakete in eigene Entwicklungsstränge aus und überlässt die Realisierung einem agilen Projektteam.